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美国的税务文件资料要保存多久
美国的税务文件资料要保存多久 - by 马黑



在美国每年为了报税，不管是个人还是公司，都会准备和报税有关的文件资料。一年一年文件资料会越来越多，由此产生这样一个问题：报税文件资料需要保存多久？



一般而言应该保存三年，因为税法的追诉期是三年



保存税务文件资料最主要目的是为了对付税务部门的税务稽查。因此，税务文件资料的保存期长短，取决于税法追溯期的长短。美国税法6501条规定，一般而言所得税的法律追溯期是三年，因此所得税务方面文件资料的保存也就是三年。



法律追诉期的三年是这样计算的：以2010年个人所得税（Form 1040）为例，报税的截止日期是今年的4月18号。因此，所有在今年4月18号以及在此之前寄出，或者在网上送出的税表的法律追溯期，就从2011年4月18号开始计算法律追诉期，直到三年以后的2014年的4月18号结束。而延期报税的法律追溯期，则是从实际寄出或送出税表的那天开始计算。比如你4月18号不能按期报税，但你申请了延期报税到10月18号（4月18号的六个月以后）。你在延长期间内的5月1号实际寄出或在网上送出了税表，你的税表的法律追溯期就是从2011年5月1号开始，计算到三年以后的2014年的5月1号结束。一般而言，只要法律追溯期过了，为报税准备的文件资料就没有了保存的必要，因为依法任何政府部门不可以对已经过了法律追诉期的税表提出任何稽查的要求。



在某些情况下，报税文件资料要保存比法律追诉期更长的时间



一般而言，税务文件资料的保存期取决于法律的追诉期。税务年度的法律追诉期过了，该年度税务文件资料就失去了保存的必要。但是有些情况下，即使该税务年度的三年追诉期已过，为该税务年度准备的某些税务文件资料还需要保存下去。



比如折旧。假定你在2010年花了12万元买了一台机器用于生产活动，按照税法你可以每年在税表上分摊一定的折旧费扣除来冲销你的所得。假定这个机器的折旧期限是6年，每年可以分摊2万元的扣除。三年以后过了2014年4月18号这天，虽然2010年的三年的法律追诉期已经失效，但你还是必须保存2010年期间发生的有关购买这台机器的所有相关文件和资料，因为机器的折旧期是6年。在将来还有三年的税表上还会有这台机器折旧的扣除，只要有这种折旧扣除的报税年份的法律追诉期还没有过期，你就有可能被税务稽查要求证明这台机器的折旧扣除的根据，即购买机器的文件资料，即使这种文件资料产生在法律追诉期已经失效的2010税务年度里。



同样的情况也适用于由借贷关系产生的利息所得和扣除。你在税表上所申报的利息所得和扣除可能延续超过三年法律追诉期的时间。只要你申报这些利息所得和扣除的税表还在法律追诉期内，产生以此相关的借贷关系的所有原始文件资料，不管其年份有多远，都必须保存下去。



美国税法上有生意上的亏损年份的净亏损可以向后延递两年向前延递二十年去冲销盈利年份的净所得的规定。如果用了净亏损年份的净亏损去冲销净所得年份的净所得，那有关净亏损税务年度的文件资料的保存期就取决于这种净亏损所延递冲销的盈利年度的法律追诉期，而不是取决于这种净亏损所产生的税务年度的法律追诉期。有关亏损年度的净亏损的文件资料，应该是所有有关亏损年度的文件资料。这种文件资料的保存期有可能长达二十年以上，因为这种净亏损的延后冲销有可能到二十年。这种净亏损延后冲销盈利年份的净所得的规定是把双刃剑：一方面是对纳税人很有利的规定，二十年前的净亏损都有可能延续到现在的年份来冲销净所得。但它同时它也让二十年前法律追诉期已经失效的税表有了被重新稽查的风险。当二十年前的净亏损被延续用来冲销现在年份的盈利时，为了确定现在的还在法律追诉期内的年份的税是否正确计算和申报，就需要确定二十年前的净亏损是否正确。这种确定不会对二十年前的税务责任发生影响，因为二十年前的税表的法律追溯期早已经失效。但它却会对现在还在法律追诉期内，被二十年前的净亏损冲销掉盈利的税务责任发生影响。纳税人有责任保存提供二十年前所有的税务文件资料来证明二十年前的税表上净亏损的正确性。



比较不常见的几种特殊情况



以下几种情况很不常见，对大多数人都不会适用，但了解一下也是有必要的：



其一是由特殊的5年的法律追诉期决定的税务文件资料保存期



税法6501条规定，如果被发现漏报收入超过应报收入的25%，法律追诉期就不是3年而是是5年。比如如果在2015年12月31号，政府有证据显示你的2010年的税表应报收入是10万但你只报7万5千。你少报的部分占到应报部分的25%，这个时候，2010年税表三年的一般法律追诉期虽然已经过了，但因为有25%的漏报收入的可能性，政府有可能根据5年的追诉期来稽查你2010年的税表要求你证明你2010年税表在所得申报方面的正确性。在这种情况下，保存5年以前的所得税务文件资料来向税务稽查证明你2010年所得申报的正确性就是必要的了。



其二是由欺诈税表的无限法律追诉期决定的税务文件资料保存期。



如果税表被确定有欺诈目的，没有法律追溯期的限制。税务稽查可以查到不管多远的年份。为了证明你没有欺诈的目的，你对税务文件资料的保存也会是无限的。



其三是没有申报税表的法律追诉期和税务文件资料保存期。



有人可能会问，既然税法追诉期是三年。那如果我不申报税表，过了三年后法律追诉期过后，我就没事了。这是个关于税法追诉期的一个错误观念。如果你没有申报税表，你就不受法律追诉期的保护，因为税法讲得很明白，法律追诉期是从你申报之日开始计算。你没有申报你的税务就没有法律追诉期。比如你没有申报二十年前的税表，虽然那是二十年前的事了，但是因为你没有申报，你就不受法律追溯期的保护，政府依法可以对二十年前的税务活动进行稽查并要求你申报，这样你的税务文件保存的需要也可能远到任何你没有申报的年份。